ทำไมการควบคุมสต็อกจึงสำคัญ
สต็อกน้อยเกินไปอาจทำให้พลาดยอดขายและทำให้ลูกค้าผิดหวัง การมีสต็อกมากเกินไปทำให้เกิดของเสีย ความเสี่ยงในการหมดอายุ และแรงกดดันด้านกระแสเงินสดที่ไม่จำเป็น
- ปรับปรุงความถูกต้องของสต็อก
- ลดของเสียและการเน่าเสีย
- ป้องกันการขาดแคลนที่หลีกเลี่ยงได้
- ตัดสินใจซื้ออย่างมีข้อมูล
- ระบุความแปรปรวนที่ไม่สามารถอธิบายได้
- ปรับปรุงกระแสเงินสด
- ปกป้องกำไรขั้นต้น
สร้างโครงสร้างสต็อกให้ชัดเจน
สร้างหมวดหมู่เชิงตรรกะ
จัดระเบียบสต๊อกตามหมวดหมู่ที่มีความหมาย เช่น ผลิตผล สินค้าแห้ง แอลกอฮอล์ บรรจุภัณฑ์ ยี่ห้อ แผนก ขนาด หรือซัพพลายเออร์
ใช้ชื่อผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกัน
หลีกเลี่ยงบันทึกที่ซ้ำกันสำหรับผลิตภัณฑ์เดียวกัน รูปแบบการตั้งชื่อรูปแบบเดียวช่วยให้การนับและรายงานมีความน่าเชื่อถือ
กำหนดหน่วยการวัด
กำหนดวิธีการซื้อ จัดเก็บ และใช้ผลิตภัณฑ์ให้ชัดเจน รวมถึงการแปลงระหว่างลัง ขวด กิโลกรัม และสัดส่วน
กำหนดสต็อกเริ่มต้น
นับจำนวนจริงให้เสร็จสิ้นก่อนที่จะใช้รายงานของระบบ จัดระเบียบพื้นที่จัดเก็บ แยกสต็อกที่เสียหาย หยุดการเคลื่อนย้ายสต็อกชั่วคราว หากเป็นไปได้ และตรวจสอบรายการที่มีมูลค่าสูง
ตรวจสอบความแตกต่างอย่างมาก แทนที่จะเพียงแค่เปลี่ยนปริมาณของระบบ
สร้างตารางนับสต็อก
การนับรายวัน
ใช้สำหรับแอลกอฮอล์ที่มีมูลค่าสูง ส่วนผสมราคาแพง และผลิตภัณฑ์ที่มีความแปรปรวนซ้ำๆ
การนับรายสัปดาห์
ใช้สำหรับส่วนผสมหลัก เครื่องดื่ม และผลิตภัณฑ์ที่เคลื่อนไหวเร็ว
จำนวนรายเดือน
ดำเนินการกระทบยอดเต็มรูปแบบและตรวจทานมูลค่าสต็อก ของเสีย และผลิตภัณฑ์ที่เคลื่อนไหวช้า
ควบคุมการจัดซื้อให้ดีขึ้น
ตั้งค่าระดับต่ำสุดและสูงสุด
จุดสั่งซื้อใหม่ควรสะท้อนถึงการใช้งานโดยเฉลี่ย ระยะเวลารอคอยของซัพพลายเออร์ ความจุในการจัดเก็บ และความเสี่ยงในการเน่าเสีย
ใช้ใบสั่งซื้อ
บันทึกสิ่งที่สั่งซื้อ ใครเป็นผู้อนุมัติ ปริมาณที่คาดหวัง ราคา และสถานะการจัดส่ง
ตรวจสอบประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์
ตรวจสอบความถูกต้องในการจัดส่ง คุณภาพ ระยะเวลาดำเนินการ การเปลี่ยนแปลงราคา และสินค้าที่เสียหาย
ควบคุมการรับสินค้า
- เปรียบเทียบการจัดส่งกับใบสั่งซื้อ
- นับสิ่งของที่ได้รับ
- ตรวจสอบคุณภาพและวันหมดอายุ
- บันทึกสินค้าเสียหายหรือสูญหาย
- ยืนยันราคา
- อัพเดทสต๊อกสินค้าด่วน.
- จัดเก็บสิ่งของอย่างถูกต้อง
ห้ามลงนามในการส่งมอบก่อนที่จะได้รับการตรวจสอบ
ลดของเสีย
บันทึกผลิตภัณฑ์ ปริมาณ เหตุผล วันที่ แผนก และผู้ใช้ที่รับผิดชอบ ใช้ข้อมูลของเสียเพื่อระบุปัญหาการฝึกอบรม การจัดเก็บ การสั่งซื้อ และการควบคุมสัดส่วน
- เน่าเสีย
- การผลิตมากเกินไป
- ข้อผิดพลาดในการเตรียมการ
- การแตกหัก
- สินค้าหมดอายุ
- ลูกค้าส่งคืน
- สต็อกสินค้าขายปลีกเสียหาย
ติดตามการเคลื่อนไหวของสต็อก
การซื้อ การขาย การโอน ของเสีย สินค้าสมนาคุณ โปรโมชั่น การคืนสินค้า และการปรับเปลี่ยนทั้งหมดควรมีบันทึกและเหตุผลที่ชัดเจน
เข้าใจส่วนต่างสต็อก
ผลต่างสินค้าคงคลังคือความแตกต่างระหว่างสต็อกที่คาดหวังและสต็อกทางกายภาพ ตรวจสอบทั้งปริมาณและมูลค่าทางการเงินเพื่อให้ผู้จัดการมุ่งเน้นไปที่ประเด็นที่สำคัญที่สุด
ตรวจสอบสาเหตุที่เป็นไปได้ รวมถึงการขายที่ไม่ได้บันทึกไว้ ส่วนที่ไม่ถูกต้อง การแตกหัก การโอน ข้อผิดพลาดในการนับ และการป้อนข้อมูลล่าช้า
เชื่อมสต็อกกับยอดขาย
เปรียบเทียบหน่วยที่ขาย การใช้งานที่คาดหวัง การใช้งานจริง ของเสีย ผลต่าง และกำไรขั้นต้น ข้อมูลที่เชื่อมต่อจะเปลี่ยนสินค้าคงคลังจากงานธุรการให้กลายเป็นเครื่องมือการจัดการ
ใช้รายงานสต็อกอย่างมีประสิทธิภาพ
- รายงานสต็อคปัจจุบัน
- รายงานสต๊อกสินค้าต่ำ
- รายงานสินค้าหมดสต๊อก
- รายงานความเคลื่อนไหวของสต๊อก
- รายงานผลต่าง
- รายงานของเสีย
- รายงานซัพพลายเออร์
- รายงานมูลค่าหุ้น
คำแนะนำที่นำไปใช้ได้จริง
- เริ่มต้นด้วยผลิตภัณฑ์ที่มีมูลค่าสูง
- สร้างมาตรฐานการนับครั้ง
- จำกัดการปรับด้วยตนเอง
- ตรวจสอบผลต่างทุกสัปดาห์
- ฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับผลกระทบทางการเงินจากการควบคุมสต็อก
- จัดเก็บพื้นที่จัดเก็บให้เป็นระเบียบ
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อย
- การนับโดยไม่ต้องตรวจสอบความแปรปรวน
- การสั่งซื้อมากเกินไป
- หน่วยที่ไม่สอดคล้องกัน
- การโอนที่ไม่ได้บันทึกไว้
- การป้อนข้อมูลล่าช้า
- มีผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงการปรับเปลี่ยนมากเกินไป
- ถือว่าการสูญเสียทุกครั้งเป็นการขโมย
แนวทางปฏิบัติที่ดี
- ใช้ชื่อผลิตภัณฑ์ที่สอดคล้องกัน
- ตรวจสอบการจัดส่ง
- บันทึกขยะทันที
- จำกัดสิทธิ์ในการปรับเปลี่ยน
- ตรวจสอบผลต่างตามค่า
- เชื่อมต่อรายงานการขายและสต็อก
- กำหนดความเป็นเจ้าของพื้นที่สินค้าคงคลัง
เช็กลิสต์ควบคุมสต็อก
- ชื่อผลิตภัณฑ์และหมวดหมู่มีความสอดคล้องกัน
- หน่วยและต้นทุนมีความถูกต้อง
- มีการกำหนดระดับสต็อคขั้นต่ำ
- มีการใช้ใบสั่งซื้อ
- มีการตรวจสอบการจัดส่ง
- การนับสต๊อกเป็นไปตามกำหนดการ
- มีการบันทึกของเสียและการถ่ายโอน
- มีการตรวจสอบความแปรปรวน
- มีการตรวจสอบรายงานสต็อกสินค้าต่ำและมูลค่าสต็อก
คำถามที่พบบ่อย
รายการที่มีมูลค่าสูงและเคลื่อนไหวเร็วอาจต้องใช้การนับรายวันหรือรายสัปดาห์ โดยทั่วไปการกระทบยอดเต็มรูปแบบจะเสร็จสิ้นทุกเดือน
ไม่มีหมายเลขสากลสำหรับทุกธุรกิจ สิ่งสำคัญคือการทำความเข้าใจสาเหตุและลดความแตกต่างที่สามารถหลีกเลี่ยงได้เมื่อเวลาผ่านไป
ซอฟต์แวร์ช่วยเพิ่มการมองเห็น แต่ขั้นตอนที่เชื่อถือได้ การตั้งค่าผลิตภัณฑ์ที่แม่นยำ และการฝึกอบรมพนักงานยังคงเป็นสิ่งจำเป็น
เริ่มต้นด้วยผลิตภัณฑ์ที่มีมูลค่าสูง เคลื่อนไหวเร็ว และสิ้นเปลืองบ่อยครั้ง
ของเสีย การขาดแคลน สต๊อกสินค้ามากเกินไป และความแปรปรวนที่ไม่สามารถอธิบายได้ส่งผลให้กระแสเงินสดและกำไรขั้นต้นลดลง
